Entegrasyonun mantığı
Ayrı sistemler yerine,
tek bir yönetim omurgası.
Entegre Yönetim Sistemi; Türkçede EYS, İngilizcede Integrated Management System veya IMS olarak kullanılır. ISO yönetim sistemi standartlarının uyumlu yapısı; kuruluş bağlamı, liderlik, planlama, destek, performans değerlendirme ve iyileştirme gibi ortak başlıkların birlikte yönetilmesini kolaylaştırır. Böylece her standart için birbirinden kopuk doküman, toplantı ve aksiyon sistemleri kurmak yerine ortak süreçler tek merkezde yönetilir; seçilen standartlara özgü teknik gereklilikler ise ilgili süreçlerin içinde korunur. ISO 9001, ISO 14001 ve ISO 45001 birlikte kurulan yaygın bir örnektir; ancak entegre sistem bu üçlüyle sınırlı değildir. Kuruluşun hedefleri ve uygulanabilir şartlarına göre enerji, gıda güvenliği, hizmet yönetimi, uyum ve diğer yönetim sistemi standartları da ortak yapıya dâhil edilebilir.
Bu konuyu kuruluşunuzda uygulamaya taşımak için entegre yönetim sistemi danışmanlık yaklaşımımızı inceleyebilirsiniz.
Kuruluşun ihtiyacına göre seçilen yönetim sistemleri
Ortak süreçler ve tek yönetim omurgası
Daha görünür sorumluluk ve performans
Ortak ve özgün alanlar
Neleri birleştirebilir,
neleri ayrı korumalısınız?
Kuruluşun stratejik yönü, iç ve dış konuları, ilgili tarafları ve sistem kapsamı tek bir analiz çatısı altında ele alınabilir. Ancak müşteri, çevre, çalışan, bilgi güvenliği, iş sürekliliği, mevzuat ve diğer paydaş beklentileri kendi etkileriyle görünür tutulmalıdır.
Üst yönetim taahhüdü, politika yaklaşımı, roller, yetkiler ve süreç sahipliği bütünleşik kurulabilir. Her yönetim sistemi alanının sorumluluğu iş kararlarına ve bölüm hedeflerine dağıtılmalı; teknik uzmanlık sınırları korunmalıdır.
Kurumsal risk yaklaşımı ortak olabilir; fakat kalite riskleri, çevre boyutları, İSG tehlikeleri, bilgi güvenliği riskleri veya iş sürekliliği etkileri aynı değerlendirme yöntemiymiş gibi ele alınmamalıdır. Her disiplinin gerekli analiz derinliği korunmalıdır.
Dokümante edilmiş bilgi, yetkinlik, farkındalık, iletişim, değişiklik yönetimi ve kayıt kontrolü tek sistem üzerinden yürütülebilir. Ortak şablon ve platformlar tekrarları azaltırken standarda özgü kayıtların amacı ve sorumlusu net kalmalıdır.
Müşteri ve ürün-hizmet şartları, çevresel yükümlülükler, İSG kontrolleri, bilgi güvenliği tedbirleri veya iş sürekliliği planları seçilen standardın kendi şartlarına göre derinleştirilir. Entegrasyon bu farklılıkları ortadan kaldırmaz.
Hedefler, göstergeler, iç denetim programı, Yönetimin Gözden Geçirmesi, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet süreçleri ortak çatı altında yönetilebilir. Raporlama bütünleşirken her standardın performans sonuçları ayrı izlenebilir olmalıdır.
Sistem mimarisi
Ortak yönetim altyapısı,
ihtiyaca göre seçilen uygulama alanları.
Etkili IMS, seçilen standartların prosedürlerini tek dosyada toplamak değildir. Ortak süreçler bir kez tanımlanır; her standarda özgü riskler, yükümlülükler ve operasyonel kontroller bu omurgaya bağlanır. Sonuçlar tek yönetim gündeminde birlikte değerlendirilirken gerekli teknik ayrımlar korunur.
Önemli: Entegrasyon, herhangi bir standardın şartını sadeleştirerek yok etmek anlamına gelmez. Kuruluş; seçtiği her standardın uygulanabilir şartlarını, yasal ve diğer yükümlülüklerini, kapsamını ve kanıtlarını karşılayabilmeli; bunların ortak sistem içinde nerede yönetildiğini gösterebilmelidir.
Entegre sistem mimarisi
Ortak yönetim omurgası,
standarda özgü kontroller.
Tekrarlanan yönetim faaliyetleri ortaklaştırılır; seçilen standartların teknik gereklilikleri kendi uzmanlık katmanında korunur.
Politika, hedef, risk, doküman, yetkinlik, iç denetim ve YGG ortak yönetilebilir.
Kalite, çevre ve İSG gereklilikleri ortak süreçlere bağlanırken teknik kontroller ayrı derinlikte korunur.
Bilgi güvenliği ve iş sürekliliği gibi yönetim sistemleri de kuruluşun ihtiyacına göre ortak yapıya eklenebilir.
Ortak göstergeler, denetimler, yönetim kararları ve aksiyonlar tek bir izleme düzeninde ele alınır.
Kurulum yol haritası
Entegre sisteminizi
on adımda yapılandırın.
Kuruluşun hedefleri, riskleri ve yükümlülüklerine göre birlikte yönetilecek standartları, kapsamı, lokasyonları ve belgelendirme hedefini netleştirin.
Mevcut süreçleri ve dokümanları seçilen standartların şartlarıyla birlikte değerlendirerek ortak alanları, boşlukları ve standarda özgü ihtiyaçları belirleyin.
Kuruluş bağlamını ve ilgili tarafları; seçilen sistemlerin müşteri, çevre, çalışan, mevzuat, bilgi güvenliği, iş sürekliliği ve tedarik zinciri beklentilerini kapsayacak biçimde güncelleyin.
Süreç haritasını tekleştirin; süreç sahiplerinin her yönetim sistemi alanındaki sorumluluklarını aynı görev ve yetki yapısında görünür hâle getirin.
Risk ve fırsat çerçevesini bütünleştirin; her standardın gerektirdiği özel değerlendirme yöntemlerini ve kanıtları koruyun.
Politika, hedef, gösterge ve aksiyon planlarını ortak kurumsal yönle ilişkilendirin; her disiplinin ölçülebilir sonucunu ayrıca izleyin.
Doküman-kayıt kontrolü, yetkinlik, farkındalık, iletişim, tedarikçi yönetimi ve değişiklik yönetimi gibi ortak süreçleri uygun olduğu ölçüde tekleştirin.
Seçilen standartlara özgü operasyonel kontrolleri, acil durum düzenlerini ve teknik uygulamaları oluşturup sorumlularla sahada doğrulayın.
İç denetim programını süreç ve risk temelli planlayın; tek denetim programında ortak süreçleri ve her standardın özel şartlarını yetkin denetçilerle değerlendirin.
Yönetimin Gözden Geçirmesinde bütünleşik performansı, uygunluk durumunu, riskleri, kaynakları ve iyileştirme kararlarını tek gündemde takip edin.
En doğru entegrasyon seviyesi kuruluşun büyüklüğüne, seçilen standartlara, mevcut sistem olgunluğuna, yasal yükümlülüklerine ve operasyonel risklerine göre değişir. Her dokümanı tekleştirmek zorunlu değildir; önemli olan süreçlerin çelişmeden, tekrar üretmeden ve izlenebilir biçimde birlikte çalışmasıdır.
Sık sorulan sorular
Merak edilenler
Entegre Yönetim Sistemi (IMS) nedir?＋
IMS; bir kuruluşun iki veya daha fazla yönetim sistemi standardını ortak politika, süreç, sorumluluk, kaynak, denetim ve iyileştirme yapısı içinde yönetmesidir.
IMS yalnız ISO 9001, ISO 14001 ve ISO 45001'ten mi oluşur?＋
Hayır. Bu üçlü yaygın bir uygulama örneğidir. Kuruluşun ihtiyacına göre ISO/IEC 27001, ISO 22301 veya başka uyumlu yönetim sistemi standartları da ortak yapıya dâhil edilebilir.
ISO 9001, ISO 14001 ve ISO 45001 aynı anda kurulabilir mi?＋
Evet. Kuruluşun kapsamı, mevcut sistem durumu, kaynakları ve hedefleri uygunsa üç standart aynı proje planı içinde kurulabilir. Ortak yönetim süreçleri bütünleştirilebilir; ancak kalite, çevre ve İSG’ye özgü riskler, yasal yükümlülükler, operasyonel kontroller ve kanıtlar kendi gereklilikleriyle korunmalıdır.
IMS için bütün prosedürler tek olmak zorunda mı?＋
Hayır. Doküman tekleştirmek amaç değil, tekrarı ve çelişkiyi azaltan işleyen bir sistem kurmak amaçtır. Ortak süreçler birleştirilebilir; teknik kontrol gerektiren konular ayrı dokümanlarda kalabilir.
Entegre sistem tek belge anlamına mı gelir?＋
Hayır. Sistemin entegre kurulması, otomatik olarak tek sertifika düzenleneceği anlamına gelmez. Belgelendirme kuruluşunun yaklaşımına ve kapsama göre entegre denetim yapılabilir; standartlara ilişkin sertifikalar ayrı düzenlenebilir.
Entegre iç denetim ve YGG yapılabilir mi?＋
Evet. Yetkinlik ve kapsam doğru planlandığında ortak süreçler ile seçilen standartların özel gereklilikleri tek denetim programında değerlendirilebilir; Yönetimin Gözden Geçirmesi de bütünleşik gündemle yürütülebilir.
Önce tek bir standartla başlamak daha mı doğru?＋
Bu, kuruluşun ihtiyacına bağlıdır. Mevcut güçlü bir yönetim sistemi varsa yeni standartlar bu omurga üzerine eklenebilir. Yeni başlayan kuruluşlarda ise ortak yapı baştan tasarlanarak tekrar çalışma azaltılabilir.
ESS Kalite IMS kurulumunda nasıl destek sağlar?＋
Standart ve kapsam seçimi, mevcut durum analizi, entegre süreç mimarisi, risk ve uygunluk çalışmaları, dokümantasyon, eğitim, iç denetim, Yönetimin Gözden Geçirmesi ve belgelendirme hazırlığı aşamalarında kuruluşa özel destek sağlarız.
Birincil kaynaklar
Resmî ve güvenilir
başvuru kaynakları.
ESS Kalite Danışmanlık
YÖNETİM SİSTEMLERİ · EĞİTİM · DENETİM · BELGELENDİRME HAZIRLIĞIESS Kalite Danışmanlık; yönetim sistemleri, eğitim, denetim ve belgelendirme hazırlığı alanlarında kuruluşlara uygulanabilir, güncel ve anlaşılır içerikler sunar.
Ortak ve standarda özel süreçleri doğru kurgulayalım
Kapsam, mevcut durum ve hedeflerinizi kısa bir görüşmeyle netleştirelim.