Dokümantasyon mantığı
Form sayısını değil,
kontrol ihtiyacını yönetin.
Prosedür nasıl çalışılacağını tarif eder; kayıt ise yapılan çalışmanın sonucunu gösterir. Elektronik sistem, tablo, görsel talimat veya yazılım kaydı da kontrol edildiği sürece dokümante edilmiş bilgi olabilir.
Bu konuyu kuruluşunuzda uygulamaya taşımak için ISO 9001 danışmanlık yaklaşımımızı inceleyebilirsiniz.
Politika, kapsam, süreç bilgisi, kriter ve talimatlar
Yetkinlik, izleme, denetim ve sonuç kayıtları
Risk ve karmaşıklığa göre ilave dokümanlar
Temel doküman grupları
Gerekliliği
süreç üzerinden okuyun.
KYS kapsamı, süreçlerin sırası, etkileşimi, kriterleri ve sorumlulukları anlaşılır olmalıdır.
Kalite politikası ile ölçülebilir kalite hedefleri güncel tutulmalı ve ilgili seviyelerde bilinmelidir.
Ürün/hizmet şartları, kontrol planları, talimatlar ve kabul kriterleri ihtiyaca göre tanımlanır.
Eğitim katılımı tek başına değil, gerekli yetkinliğin sağlandığını gösteren kayıtlar korunur.
Ölçüm sonuçları, kalibrasyon/uygunluk kanıtları, ürün serbest bırakma ve uygunsuzluk kayıtları muhafaza edilir.
İç denetim, YGG, uygunsuzluk, düzeltici faaliyet ve etkinlik sonuçları izlenebilir olmalıdır.
Doküman kontrolü
Doğru bilgi
doğru kişiye doğru sürümle ulaşmalı.
Dokümanın adı kadar onayı, revizyonu, erişimi, korunması ve kullanım noktasındaki güncelliği önemlidir. Geçersiz kopyalar sahadan kaldırılmalı; kayıtların saklama ve erişim kuralları tanımlanmalıdır.
Önemli: Hazır doküman listesi standardın bütün şartlarını sağladığınızı göstermez; dokümanların süreçlerle ve gerçek uygulamayla uyumu denetlenir.
Doküman yaşam döngüsü
Klasörü değil,
bilginin yaşamını yönetin.
Kontrollü bilgi hazırlanır, onaylanır, kullanılır ve değişiklik oldukça güncellenir.
Sürecin hangi bilgi ve kanıta ihtiyaç duyduğunu belirleyin.
→︎Yetkili kişi içerik ve uygunluğu doğrulasın.
→︎Güncel sürüm ihtiyaç noktasında erişilebilir olsun.
→︎Değişiklik, saklama, arşiv ve imha kurallarını uygulayın.
Doküman–kayıt ayrımı
İki bilgi türünü
doğru yönetin.
Adlandırma kuruluşlara göre değişebilir; önemli olan bilginin amacı ve kontrolüdür.
| Örnek | İşlev | Kontrol odağı |
|---|---|---|
| Kalite politikası | Sürdürülen bilgi | Onay, güncellik, iletişim ve erişim |
| Proses/talimat | Sürdürülen bilgi | Doğru sürüm ve kullanım noktasına uygunluk |
| Eğitim/yetkinlik sonucu | Muhafaza edilen kayıt | Kişi, tarih, kapsam ve yetkinlik kanıtı |
| İç denetim sonucu | Muhafaza edilen kayıt | Kapsam, bulgu, aksiyon ve takip |
| Uygunsuzluk kaydı | Muhafaza edilen kayıt | Düzeltme, neden, aksiyon ve etkinlik |
Doküman ve kayıtlar kâğıt olmak zorunda değildir; elektronik ortamda da bütünlük, erişim ve değişiklik kontrolü sağlanmalıdır.
Doküman kontrol listesi
Her bilgi için
sekiz noktayı doğrulayın.
Amaç ve süreç bağlantısı açık mı?
Doküman sahibi ve onaylayan kişi belli mi?
Güncel sürüm tanımlanabiliyor mu?
Kullanıcı doğru sürüme erişebiliyor mu?
Dış kaynaklı dokümanlar kontrol altında mı?
Kayıtların saklama süresi belirli mi?
Yetkisiz değişiklik ve kayıp önleniyor mu?
Eski sürümlerin yanlış kullanımı engelleniyor mu?
Sade bir listeyle başlayın; kullanılmayan dokümanı çoğaltmak yerine süreç kontrolünü güçlendirin.
Sık sorulan sorular
Merak edilenler
ISO 9001 kalite el kitabını zorunlu tutar mı?＋
2015 yapısı belirli adla bir kalite el kitabını zorunlu kılmaz; kuruluş ihtiyaç duyarsa kullanabilir.
Kaç prosedür zorunludur?＋
Sabit bir prosedür sayısı yoktur. Standardın istediği ve kuruluşun etkin süreç yönetimi için ihtiyaç duyduğu bilgiler belirlenir.
Dijital kayıt kullanılabilir mi?＋
Evet. Bütünlük, erişim, yetki, yedekleme ve değişiklik kontrolü sağlanmalıdır.
Hazır şablonlar yeterli olur mu?＋
Hayır. Şablon gerçek süreç, sorumluluk ve kanıtlarla uyarlanmadığında denetimde ve günlük kullanımda boşluk oluşturur.
Birincil kaynaklar
Resmî ve güvenilir
başvuru kaynakları.
ESS Kalite Danışmanlık
YÖNETİM SİSTEMLERİ · EĞİTİM · DENETİM · BELGELENDİRME HAZIRLIĞIESS Kalite Danışmanlık; yönetim sistemleri, eğitim, denetim ve belgelendirme hazırlığı alanlarında kuruluşlara uygulanabilir, güncel ve anlaşılır içerikler sunar.
Kuruluşunuza gerçekten gereken doküman yapısını belirleyelim
Kapsam, mevcut durum ve hedeflerinizi kısa bir görüşmeyle netleştirelim.